Что такое структурирование бизнеса, для чего его проводят и как добиться наилучших результатов?

Структурирование бизнеса — сложный многоэтапный процесс, который охватывает все его сферы. Если описать его простыми словами, то можно сказать следующее: бизнес считается структурированным если одно его юридическое лицо является держателем основных активов, второе занимается производством, третье — снабжением и сбытом, четвёртое — маркетинговой деятельностью.

Каждая из компаний при этом работает на своём налоговом режиме, который оптимален для её вида деятельности. Взаимодействие между такими предприятиями осуществляется по специально разработанной системе на договорных условиях, благодаря чему их работа максимально отлажена и действуют они как единый механизм. Важный момент: процедура структурирования не является противодействием негативным для коммерческой деятельности последствиям, а направлено на профилактику рисков.

Грамотная систематизация требует ответа на вопрос о том, как выстроить бизнес-процессы таким образом, чтобы обеспечить бесперебойное функционирование компании? Сам по себе любой процесс в бизнесе — это комплекс задач и действий, которые связаны между собой и призваны обеспечивать достижение цели или результата в его рамках. Он может быть административным или производственным, но, независимо от своего вида, именно он лежит в основе успешной деятельности любой компании.

Описание бизнес-процессов, разработка новых регламентов и должностных инструкций — важная составляющая структурирования, облегчающая и упрощающая работу сотрудникам компании в новых условиях. Благодаря такому подходу повышается их производительность, бизнес функционирует эффективнее, им проще управлять за счёт гибкости и прозрачности всей схемы. Эффективное построение бизнес-процессов невозможно без их автоматизации.

Последняя позволяет переложить рутинные задачи, требующие немало времени от сотрудников на «плечи» информационных технологий и повысить таким образом эффективность и качество работы. Для этого используют специализированное ПО вроде CRM. Чтобы достичь наилучших результатов в решении этой задачи, важно понять, как устроен и работает каждый бизнес-процесс.

В данном случае возникает вопрос о том, как описать бизнес-процесс максимально точно, учитывая все его ключевые составляющие. Нужно учесть кто берёт в нём участие, какие функции выполняет, кто назначает задачи, что их реализует… Расписав каждый этап и проконтролировав правильную настройку выполнения задач в автоматическом режиме, можно оптимизировать деятельностью любого предприятия, повысить его конкурентную способность на рынке.

Существует целый ряд ситуаций, когда правильное распределение хозяйственной деятельности является жизненно необходимым. Они заключаются в следующем:

• нехватка финансов и необходимость в привлечении инвестиционных средств;
• необходимость в проведении реструктуризации долгов предприятия;
• обнаружение серьёзных угроз экономической безопасности компании;
• проявление технических сложностей в управленческой сфере;
• плохо налаженный сбыт товаров и услуг предприятия.

Структуризация актуальна для бизнеса, который успешен и стремится расширить сферу своего влияния или переживает не лучшие времена во время экономического кризиса. При правильном подходе она позволит сохранить дело и повысить доходы, получив полноценный контроль и минимизировав имущественные и уголовные риски для руководителя и собственника.

Защита активов

Разделение крупного бизнеса на несколько юридических лиц делает его непривлекательным для атак рейдеров. Это обусловлено тем, что лишь одно из них будет владеть активами, передавая их в пользование своим же предприятиям, которые ведут производственную или операционную деятельность. Никаких иных операций кроме вышеописанных оно осуществлять не будет. Такой подход делает рейдерский захват бессмысленным, поскольку захватчики не смогут вступить в хозяйственные отношения с другими юрлицами.

Налоговая оптимизация

Разделяя бизнес на несколько юрлиц или индивидуальных предпринимателей, можно использовать разные режимы налогообложения, оптимальные для того направления деятельности, которое они будут вести. Комбинируя их в легальных схемах, можно существенно снизить налоговую нагрузку. В первую очередь для этого нужно будет правильно подобрать юридическую форму предприятия: ИП, ООО или иную, учитывая вид деятельности, обороты и планы на будущее.

Снижение рисков

Успешная коммерческая деятельность всегда сопряжена с целым рядом рисков. Между владельцами бизнеса нередко возникают споры по вопросам его ведения, проверки налоговой могут сопровождаться доначислениями и штрафными санкциями, руководство может быть привлечено к субсидиарной ответственности, активы могут быть утрачены по разным причинам.

Правильное структурирование бизнеса — основополагающий процесс на пути к созданию эффективного конкурентноспособного предприятия, способного стабильно развиваться в любых условиях. Он предусматривает формирование не только структуры организации, но и целостной управленческой системы, способной обеспечить согласованную работу всех составляющих бизнеса. Ключевыми аспектами структурирования бизнеса являются:

1. Чёткое определение миссии (цели образования и существования) и виденья предприятия, способные задать верное направление бизнесу.
2. Формирование долгосрочной стратегии развития, обуславливающей способы достижения целей.
3. Разработка иерархической структуры бизнеса, определение департаментов и их функций с целью организации.
4. Распределение ролей и обязанностей среди сотрудников, необходимое для того, чтобы они чётко понимали зоны своей ответственности.
5. Определение основных бизнес-процессов в компании, их связей между собой, а также — очерёдности действий для эффективной работы.
6. Формирование коммуникационной системы путём создания внутренних и внешних каналов для обмена данными.
7. Определение ценностей, формирование традиций и норм поведения, направленных на поддержание структуры предприятия.
8. Создание системы мотиваций из целого ряда механизмов, призванных создавать стимулы для сотрудников компании.
9. Разработка и внедрение систем контроля и отчётности, а также — управления рисками.

Последнее предусматривает выявление потенциальных угроз и создание формирований по их исключению или сведению к минимуму. Вышеперечисленное позволяет сделать управление компанией более эффективным за счёт чёткой структуры, позволяющей топ-менеджменту оперативно принимать верные решения и правильно распределять ресурсы.

Систематизация является процессом, который проводится в параллель со структурированием, но направлен на формирование систем и процессов внутри компании. Можно сказать, что структурирование отвечает на вопрос «что?», в то время как систематизация даёт ответы на вопрос «как?». Основные аспекты в данном случае заключаются в следующем:

• приведение всех бизнес-процессов к общим стандартам;
• задействование технологий, решающих рутинные задачи в автоматическом режиме;
• формирование системы для сбора и хранения информации, а также — её распространения внутри компании;
• изучение и оптимизация действующих процессов с целью минимизации затрат времени на них и повышения их эффективности;
• разработка и внедрение системы оценивания качества товаров и услуг;
• формирование системы сбора, хранения и изучения сведений, помогающих принимать верные решения;
• беспрерывное совершенствование всех систем и процессов на предприятии;
• обучение сотрудников эффективной работе с системами и процессами.

Перед тем, как приступить к структурированию бизнеса, специалисты компании, которой поручают заниматься этим, изучают его структуру. Такой подход позволяет понять всю специфику бизнеса, связи внутри компании и снаружи, определить бизнес-процессы, выявить и оценить риски. Следующие этапы:

1. Разработка нескольких вариантов структурирования, каждый из которых должен работать на достижение поставленных целей. Варианты могут различаться сложностью своей реализации, числу учитываемых рисков, объёму финансового результата и прочим параметрам. Таким образом собственники и руководители бизнеса получают возможность для выбора оптимального по их мнению.
2. Разработка плана по реализации выбранного варианта структуризации. Он включает в себя его полное описание, детальную инструкцию, рекомендации, направленные на минимизацию рисков, а также — график внедрения рекомендаций.
3. Осуществление плана по реструктуризации. Этап может проводиться собственными силами компании или с привлечением специалистов, разработавших его.

Реализация плана тоже происходит поэтапно и предусматривает следующее:

• Создание новой организационной структуры:
  • определение иерархии компании, распределение функций;
  • разработка должностных инструкций;
  • создание системы внутренней связи и способов взаимодействия департаментов.
• Оптимизация бизнес-процессов:
  • визуализация и систематизация действующих процессов;
  • обнаружение дублей, неэффективных и узких областей;
  • оптимизация процессов, их стандартизация;
  • разработка необходимых документов.
• Подбор и запуск технологических решений для автоматизации:
  • оценивание нужд и потребностей бизнеса;
  • подбор оптимальных инструментов, систем и платформ;
  • их внедрение, тестирование и настройка;
  • комплексное внедрение в работу предприятия.
• Обучение сотрудников компании:
  • разработка обучающих программ для специалистов разных отделов;
  • проведение тренингов, посвящённых новому инструментарию и бизнес-процессам;
  • создание справочников и материалов для самостоятельного обучения.
• Внедрение изменений в работу компании:
  • старт с небольших проектов в отдельных департаментах или бизнес-процессах;
  • расширение областей использования новых подходов;
  • изучение результатов и внесение изменений при необходимости;
• Контроль над процессами, внесение в них изменений:
  • создание системы отслеживания основных показателей;
  • систематическое оценивание эффективности внесённых изменений;
  • проведение опросов среди сотрудников и клиентов фирмы;
  • внесение изменений с учётом полученной информации.

Для максимальной эффективности в компании формируют культуру непрерывного улучшения, поощряя сотрудников, вносящих предложения по оптимизации процессов, анализируя новые технологии в отрасли и регулярно проводя проверки. Цель последних — обнаружить новые возможности для совершенствования. Руководству и собственникам компании нужно помнить, что структуризация и систематизация бизнеса являются постоянным процессом, своего рода состоянием бизнеса, который готов адаптироваться под разные условия работы.

Изменив структуру бизнес-процессов и создав рабочую систему контроля за рисками можно повысить эффективность управления. Понятная прозрачная финансовая модель холдинга даёт возможность достаточно точно прогнозировать результаты внесения изменений и структуру бизнеса.

Для того чтобы запущенные процессы принесли наилучший результат, важно задействовать современные технологии. Благодаря им можно не только автоматизировать целый ряд бизнес-процессов, но и добиться эффективности управления данными, а также — обеспечить быструю адаптацию компании к тем или иным изменениям. Они включают в себя следующее:

• Виртуальные пространства для командной работы, программные продукты и компоненты для создания информационных баз, управления данными в них, организации обучения и обмена опытом между специалистами компании. Благодаря им не будут утрачены корпоративные знания, обучать новых сотрудников будет проще и быстрее, равно как и решать те или иные проблемы.
• Системы планирования и управления проектами, их мониторинга, управления ресурсами. Они позволяют сделать командную работу более эффективной, повышают возможности контроля над разработкой и реализацией проектов разной сложности и разного масштаба. Кроме того, благодаря им можно правильно распределять ресурсы.
• Системы управления качеством, которые дают возможность отслеживать качество товаров и услуг предприятия, определять их соответствие стандартам и изучать их недостатки. Благодаря им можно снизить процент брака, повысить качество товаров/услуг, улучшить репутацию бренда.
• Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), которые дают возможность удобно вести базы клиентов, мониторить продажи и вывести маркетинг в автоматический режим. Технологии повышают объём продаж, улучшают обслуживание клиентов и делают общение с ними более персонализированным.
• Платформы для командной работы и обмена документацией обеспечивают возможности для хранения документов в облаке, доступность их совместного редактирования и общение в режиме онлайн для сотрудников. Таким образом можно создать отличные условия для сотрудников, которые работают удалённо и не только.
• Системы управления ключевыми бизнес-процессами, которые позволяют свести все департаменты и их функции в одну систему, управлять закупками и производством, улучшить взаимодействие отделов, сделать бизнес-процессы более прозрачными.
• Инструментарий для бизнес-аналитики, который позволит собирать, изучать, визуализировать информацию, создавать отчёты, способствуя тем самым принятию верных решений и обнаружению трендов.
• Системы управления рабочими процессами, призванные автоматизировать рутинные задачи и отслеживать их выполнение. Таким образом минимизируется количество ошибок, повышается контроль над процессами и эффективность работы сотрудников.
• Системы электронного документооборота, которые позволяют создавать и хранить документацию, а также — управлять ею, автоматизировав весь процесс. Благодаря им можно ускорить подписание и согласование документации с руководством и хранить данные более безопасно.

Выбор технологий и инструментов осуществляется в индивидуальном порядке, поскольку требует учёта:

• масштаба бизнеса и перспектив его развития;
• особенностей его направления деятельности и уникальные потребности, которые оно определяет;
• уже имеющуюся информационную инфраструктуру и возможности встраивания в неё;
• возможности бизнеса в плане бюджета и ресурсов;
• уровень технической образованности сотрудников компании;
• требования, предъявляемые к безопасности сведений.

Структурирование компании — сложный процесс, правильно реализовав который можно добиться по-настоящему впечатляющих результатов, которые затронут все сферы её деятельности и станут настоящим прорывом, новым, более качественным витком в её работе. Для того, чтобы инвестировать средства в проведение соответствующих мероприятий с гарантией наилучшего результата, обращайтесь в АКГ «АИП».

Наша команда включает в себя высококвалифицированных налоговых консультантов, бухгалтеров, аудиторов, юристов и оценщиков, за плечами которых десятилетия практического опыта. Они проведут все необходимые мероприятия в рамках законодательных норм, не привлекая внимания представителей ФНС и исключив любые претензии с их стороны. Узнавайте больше в разделе:

https://www.ap-group.ru/services/konsalting/strukturirovanie-kompaniy-organizatsiy/